Digitaliza todos tus documentos
¡Automatiza tus procesos!

Genera Copias De Tus Documentos Físicos, ¡Nosotros Los Escaneamos Y Capturamos Los Datos Que Necesites!

Genera copias de tus documentos físicos, ¡Nosotros los escaneamos y capturamos los datos que necesites!

Gana Tiempo De Búsqueda Y Control Sobre Tus Documentos.

Gana tiempo de búsqueda y control sobre tus documentos.

Convertimos Tus Documentos En Información útil. Fácil De Buscar Y Compartir.

Convertimos tus documentos en información útil. Fácil de buscar y compartir.

Nuestro Equipo Se Encargará De Analizar Tu Proyecto Y Darte Una Solución Personalizada.

Nuestro equipo se encargará de analizar tu proyecto y darte una solución personalizada.

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Proveemos de servicios de gestión documental en toda la Comunidad Valenciana, Murcia, Albacete, Cuenca y Teruel

¿Que te aporta nuestro servicio de digitalización de documentos?

Asegura La Conservación De La Información

Asegura la conservación de la información

Mantén a salvo tu documentación del deterioro a causa de factores ambientales y accidentes, o bien debido al uso y la manipulación.

Mejora La Reputación De Tu Empresa

Mejora la reputación de tu empresa

La ausencia de papeles da una imagen más moderna. Refuerza su compromiso con la conservación del medio ambiente.

Menor Espacio Para Almacenamiento

Menor espacio para almacenamiento

Toda tu información digitalizada. Ahorro en imprimir, fotocopiar y archivar  tu documentación. Reducción del espacio destinado a archivo.

Creación De Copias De Seguridad Fácil

Creación de copias de seguridad fácil

Creación de copias de seguridad más ágil. Evita el deterioro de los originales y pérdida de información por robo, incendio, etc.

Documentos Fácilmente Editables

Documentos fácilmente editables

Después del proceso de digitalización, los archivos  pueden ser modificados y almacenarse en diferentes formatos, como .docx o .pdf.

Comparte Documentos Fácilmente

Comparte documentos fácilmente

Consulta tus documentos en cualquier momento y desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo de una forma segura

La digitalización de documentos es el uso de escáneres o técnicas fotoelectrónicas para convertir documentos en formato papel a formato digital, utilizándose en cada caso, el formato más adecuado por su finalidad o características.

Formato PDF normalmente se usa para documentos cuyo contenido es texto, pudiendo aplicar técnicas adicionales de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para una posterior utilización de este para búsquedas o recopilación de información (copiar contenido).

Formato JPG/TIFF imágenes.

La configuración del escáner forma parte esencial del resultado final de la imagen, el objetivo al almacenar documentos en un gestor documental es que tengan la mejor relación entre la calidad de los mismos y el tamaño que ocupen en el disco o base de datos del servidor. Para una óptima digitalización se muestra a continuación la siguiente tabla:

Tipo de Documento Puntos por Pulgada o DPI’S
Fotografía 100 ó 200
Imágenes para la web 100 ó 150
Diapositivas 600 o más
Texto o Dibujos 300 en escala a grises
OCR 300 en blanco y negro
Imágenes en color sin OCR 300 o más
Imágenes en colos con OCR 200 o 300 como máximo

Nuestro servicio de digitalización de archivos dispone de los escáneres adecuados para  cualquier tipología de documentos: facturas, albaranes, planos, libros…contemplando las siguientes fases para todos los trabajos, independientemente de las características de la documentación:

  1. Identificamos los documentos que deben ser digitalizados.
  2. Consensuamos con el cliente la clasificación más adecuada a sus procesos.
  3. Llevamos a cabo la recogida, transporte o recepción de los documentos si el cliente así lo prefiere (opcional).
  4. Preparamos los documentos para su disposición en nuestros escáneres de alta producción (100/150 páginas por minuto), eliminando los elementos de sujeción tipo grapas, clips, fasteners….
  5. Digitalización o captura de imagen.
  6. Procesado de imagen para la extracción de datos.
  7. Indexación.
  8. Controles de Calidad.
  9. Firma* (fase opcional).
  10. Importación al gestor documental o transferencia de ficheros según elección del cliente (FTP, grabación HDD…)
  11. Devolución de los documentos digitalizada, custodia del archivo o destrucción.

El proceso de digitalización de documentos pasa por una serie de etapas, que se describen a continuación:

  • Identificación de la página (para formularios multipágina).
  • Registrado de imagen (alineación del documento con la plantilla del formulario).
  • Supresión de casillas.
  • Fase de OCR.
  • Detección de errores con scripts o corrección de errores con modelos de lenguaje.
  • Validación/corrección manual de campos (opcional).
  • Exportación a fichero de texto en disco.

Nuestro sistema OCR/ICR (Optical Character Recognition/Intelligent Character Recognition) capaz de reconocer los caracteres impresos (OCR) y manuscritos (ICR) en un formulario y exportar en formato texto, para su posterior procesado digital.

Hace posible trabajar con grandes volúmenes de formularios para extraer los datos y ofrece la ventaja de que la intervención del operario del sistema es minimizada (o incluso eliminada) mediante el uso de algoritmos de corrección de errores, los cuales reducen notablemente la tasa de error.

Incluye también un sistema de validación manual, que permite al operario introducir correcciones o transcribir información que sea incoherente o ilegible, en el caso de que se requiera minimizar aún más la tasa de error.

La digitalización certificada es la que se realiza a través de un software homologado por la Agencia Tributaria.

Servicios Documentales Avanzados también te ofrece la posibilidad de deshacerte de tus facturas recibidas en papel a través de la digitalización certificada, pues dispone de software homologado y te garantiza el cumplimiento con la norma EHA/962/2007 que establece la forma precisa de llevar a cabo este proceso.

Garantizamos la obtención de una imagen fiel e íntegra de los documentos digitalizados y que esta imagen digital se firma conforme a la norma anterior en base a un certificado electrónico instalado en el sistema de digitalización. Disponemos de los procedimientos y controles necesarios para garantizar la fidelidad del proceso de digitalización certificada.

El resultado de la digitalización certificada se organiza en torno a una base de datos documental que conservará el registro de los documentos con todos los campos exigibles por ley.

Tendrá acceso a sus facturas sin demora que le permitirá la visualización de los documentos y su búsqueda por cualquier dato.

Descarga el dossier sobre Digitalización Certificada
factura-certificada
digitalizacion_certificada

Servicios Documentales Avanzados dispone de sistemas de escaneado masivos con una capacidad de digitalización diaria de varios miles de documentos.

El sistema de escaneado está ampliamente automatizado, permitiendo una alta eficiencia, elimina páginas en blanco, bordes negros… y atendiendo siempre a las características particulares de cada tipo documental, nuestros profesionales pueden configurar cada uno de los parámetros del escáner para que la imagen resultante sea de una calidad excelente sin pérdida de información y reflejando fielmente el documento original.

El trabajo por lotes permite la identificación, agrupación y posterior manipulación de las de las imágenes. Durante el proceso de escaneado las imágenes se van guardando en una base de datos, lo que permite visualizarlas, desecharlas o readquirirlas antes de su volcado definitivo en disco.

El sistema de escaneado masivo puede incorporar un numerador InkJet que permite numerar los documentos al mismo tiempo que son escaneados. Esta numeración puede utilizarse para la clasificación y almacenaje ordenado de los originales.

Las imágenes pueden guardarse en una gran variedad de formatos (TIFF, PDF, JPG, … } y con la resolución óptima para cada tipo de trabajo.

Además de la imagen, es imprescindible establecer los datos de indexación, es decir, los datos que nos servirán para recuperar el documento en un futuro de manera rápida y sencilla.

Cada documento debe identificarse con un dato unívoco y se puede ampliar información mediante la extracción de más datos, es decir, datos sobre datos, lo que denominamos metadatos.

Los sistemas de indexación utilizados en eSeDeA tienen una alta capacidad de proceso, y son capaces de reconocer tanto texto impreso (OCR), como marcas (OMR), como, bajo ciertas limitaciones, texto manuscrito (ICR). El proceso de indexación puede reconocer asimismo el tipo de página que se está procesando, permitiendo indexar de forma automática documentos con varias páginas.

La extracción de la información se lleva a cabo de forma automática, según los patrones y parámetros definidos previamente. El sistema de reconocimiento es muy potente, permitiendo el uso de modelos de lenguaje, que mediante cálculos matemáticos y de frecuencias permiten un reconocimiento muy elevado, incluso para originales en mal estado o incompleto. Los modelos de lenguaje pueden ser restringidos o más generales, y permiten la retroalimentación, por lo que el sistema va ganando en fiabilidad y rapidez a medida que va procesando más documentos.

El sistema tiene además un módulo de validación, mediante el cual un operario puede verificar el correcto reconocimiento por parte del OCR, e indexar aquellos campos que por alguna causa no han podido ser reconocidos de forma automática.

Tanto las imágenes digitalizadas como los datos extraídos son susceptibles de introducirse en los sistemas gestores de datos del cliente o importar a DocShare conforme a los requisitos de clasificación prestablecidos.

eSeDeA puede ayudar a mejorar la productividad y reducir costes con la automatización de procesos a través de la digitalización, captura de datos e indexación conforme a las necesidades de cada cliente.

Desde eSeDeA nos adaptamos a las necesidades del cliente y aportamos nuestra visión para automatizar al máximo los procesos más problemáticos.

Un ejemplo podría ser el trabajo diario en el departamento de administración, que se caracteriza por generar y recibir para su correcto funcionamiento, una gran cantidad de documentos, como facturas, albaranes, contratos…que deben ser revisados para resolver diferentes fases dentro de los procesos administrativos, ya sean contables, fiscales, comerciales, jurídicos…con el fin de poder comprobar si existen fases pendientes, incidencias, reclamaciones o todo ha ido según lo previsto. En este aspecto la mayoría de las empresas dedican personal a grabar datos manualmente, una tarea que puede llevar a errores y como consecuencia derivar en pagos o cobros fuera de plazo y desajustes de tesorería.

eSeDeA pone a disposición de sus clientes las herramientas necesarias para automatizar la captura de datos entregándole el resultado en el formato que elija para poder implementarlo en sus sistemas de gestión, al tiempo, dispondrá de los documentos digitalizados para automáticamente integrarlos en sus procesos de aprobación y generar las auditorias que considere, conociendo en todo momento la trazabilidad de los documentos y mejorando la productividad, todo ello de manera inteligente sin necesidad de actuación humana.