Hacia la transformación digital

La organización de un archivo responde a una doble necesidad: por un lado, proporcionar una estructura lógica al fondo documental de modo que refleje las actividades que desarrolla la organización, y por otro lado, facilitar la localización de los documentos. Los documentos son el resultado de los procesos que lleva a cabo en el desempeño de sus funciones una organización para dejar constancia de un trámite concreto y disponer de un instrumento que demuestre la evidencia de la actividad realizada.

La problemática en muchos Ayuntamientos se repite: no disponer de archivero dedicado 100 % a la gestión de los documentos y del archivo, además de no tener diseñada una política de gestión documental.

Tiempo y recursos, factores que son clave a la hora de abordar el control y seguridad de la ingente cantidad de documentos que deben gestionar y que desde Servicios Documentales Avanzados podremos aportar en sus proyectos, además de nuestra experiencia.

Las nuevas leyes administrativas impulsan la digitalización de la Administración Pública con el establecimiento de nuevos derechos para los ciudadanos que suponen nuevas obligaciones para las Administraciones públicas.

La transformación digital pasa por diseñar una buena gestión documental.

Nuestro servicio de gestión documental
le aportará las siguientes ventajas:
  •  Liberar de cargas administrativas al personal.
  • Agilizar las búsquedas de documentos
  • Aumentar la productividad
  • Controlar la seguridad de los documentos
  • Mejorar la conservación

eSeDeA le ayudará a tener la documentación debidamente clasificada y ordenada para recuperarla de manera sencilla tanto en formato electrónico como en papel.

  • Servicios de consultoría documental
  • Creación de cuadros de clasificación
  • Implantación del sistema de gestión documental y archivo
  • Escaneados masivos de documentos
  • Captura de datos (OCR, ICR, OMR)
  • Grabación de datos / metadatos: estructura según NTI (eEMGDE)
  • Recogidas: inventarios
  • Destrucción confidencial: Certificado de destrucción y entrega de residuo de papel al gestor autorizado.

En la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas se menciona la obligación de mantener un archivo electrónico único de los expedientes y documentos que correspondan a procedimientos finalizados, pero claro, estos expedientes ¿en qué formato están? en papel, en papel y en electrónico (híbridos), sólo electrónicos (actuales)…la planificación de un proyecto de digitalización para unificar formatos debe abordarse lo antes posible para garantizar la integridad del fondo documental.

Tareas en el proceso de digitalización

Facilitamos las herramientas necesarias para alcanzar los objetivos marcados y establecemos una serie de actuaciones:

001 Social 1

Entender el contexto legal, administrativo y social en el que se desarrolla la organización

009 Hombre

Comprender la misión, las funciones y actividades de la organización y su estructura jerárquica

005 Interfaz 3

Diagnosticar las fortalezas y debilidades de la misma.

027 Calendario Mural

Planificar estratégicamente los objetivos que se quieren alcanzar

002 Controlar

Analizar y normalizar todos los procesos relativos a la gestión documental que se desarrollan en el seno de la misma

024 Jefe

Asignar los roles, responsabilidades y competencias de todo el personal de la organización que crea o gestiona documentos o participa en el sistema de gestión de los mismos

016 Personas

Comunicar a todo el personal de la organización la importancia que para la misma tiene una correcta gestión de documentos y archivos

Formar

Formar al personal asignado del Ayuntamiento en materia de gestión de documentos y archivos

024 Interfaz

Identificar los requisitos funcionales, normativos y administrativos necesarios para una correcta gestión y conservación de los documentos y archivos en un SGD

Diseñar

Diseñar un Sistema de Gestión de Documentos (SGD) sólido y, en la medida de lo posible, automatizado

Proporcionar

Proporcionar criterios para evaluar, revisar y mejorar continuamente todas las actuaciones relativas a la propia Política de gestión de documentos, a todos los procesos identificados en el SGD, así como el propio SGD

Documentar

Documentar todas las actuaciones realizadas y la propia Política de gestión de documentos.