Software de gestión documental
La oficina sin papeles
Controla Todos Tus Procesos Documentales Con Un Potente Software.

Controla todos tus procesos documentales con un potente software.

Nos Encargamos De Integrar El Software En Los Procesos De Tu Empresa Para Sacar Siempre El Máximo Rendimiento

Nos encargamos de integrar el software en los procesos de tu empresa para sacar siempre el máximo rendimiento

Programa Con Multitud De Módulos Que Te Permitirán Desarrollar Todas Las Funciones Clave De Gestión Documental

Programa con multitud de módulos que te permitirán desarrollar todas las funciones clave de gestión documental

¡Solicita ahora la llamada de un Asesor!

Proveemos de servicios de gestión documental en toda la Comunidad Valenciana, Murcia, Albacete, Cuenca y Teruel

DocShare te permitirá sacar el máximo rendimiento a la información que generas en tu empresa. DocShare es modular y te permitirá adaptar al máximo el software a las necesidades particulares de tu negocio.

articulos.portatil-2gk-is-87
Digitalización De Documentos

Digitalización de documentos

Digitalice todos los documentos de su empresa, organizando la información obtenida de un modo inteligente. Reduciendo los tiempos de localización, recuperación y archivo de documentos

Formularios

Formularios

El módulo de formularios permite el reconocimiento automático de documentos sin intervención del usuario. Su función es la de clasificar lotes de cualquier tipo de documento y procesarlos según se hayan pre-configurado

Impresora Digital

Impresora Digital

La impresora virtual es un módulo que captura la salida de sus impresoras Windows para generar un PDF y subirlo directamente a DocShare.

Firma Digital

Firma Digital

La Firma Digital de DocShare nos va a permitir integrar la funcionalidad de firma y validación dentro del gestor documental, dotando a DocShare de una plataforma multifirma y multicertificado.

Contabilidad Automatizada

Contabilidad automatizada

DSconta, no es un software contable sino un complemento a su software contable con el que evita la introducción manual de los datos a contabilizar de facturas (emitidas y recibidas) y bancos en su software contable.

Movilidad

Movilidad

Consulta tus documentos en cualquier momento y desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo de una forma segura

En todos los trabajos existen herramientas que nos ayudan a realizar las tareas diarias de manera más eficiente, la herramienta que nos ayudará a mejorar nuestra productividad en la gestión de documentos será un software de gestión documental como DocShare.

Las empresas deben tomar consciencia que la gestión y el conocimiento no están en los usuarios y sí en la propia empresa, un programa de gestión documental nos permitirá compartir, distribuir y procesar la documentación de la empresa de manera rápida y sobre todo segura, para que la información que pertenece a la empresa, permanezca en la empresa.

En muchas ocasiones no sabemos qué versión del documento es la última o quién la ha modificado recientemente,  el software documental nos dará ese control de versiones y flujo de vida de los documentos necesario para conocer en todo momento el estado del mismo, al tiempo que podemos realizar auditorías para detectar los posibles errores en la tramitación de un pedido, el pago de una factura, etc…

Los beneficios de un software de gestión documental no deben verse sólo a nivel monetario o basarse sólo en el precio de adquisición e implantación, si no a nivel de imagen que la empresa ofrece a sus clientes de empresa moderna y organizada, capaz de resolver las incidencias con mayor rapidez.

¿Qué aporta un software de gestión documental?

  • Seguridad de acceso a los documentos y a la información sensible de tu empresa.
  • Control de documentos importantes.
  • Disminuir los tiempos de búsquedas de los documentos.
  • Gestión de expedientes: documentos asociados.
  • Cumplimiento legal y normativo (LOPD).
  • Reducir tiempo de archivo de documentos.
  • Automatizar procesos de archivo de documentos.
  • Evitar duplicados innecesarios.
  • Reducir las impresiones y fotocopias.

 

Dar valor de original a los documentos firmándolos digitalmente con el módulo de firma digital.

DocShare permite a las empresas una reducción de costes operativos de entre un 30 y 35% y una reducción de la inversión alrededor de un 40%, ya que elimina la necesidad de tener un archivo físico y permite el acceso inmediato a la información.

Un gestor documental como DocShare, escalable, se adapta a las necesidades de cada cliente, añadiendo los módulos necesarios para su completa satisfacción conforme a los requerimientos de cada proceso.

Si su empresa necesita:

  • Liberar espacio físico de archivo.
  • Localizar y compartir rápidamente un documento archivado.
  • Acceder a sus documentos sin importar dónde se encuentre.
  • Eliminar documentos duplicados y dispersos en diferentes ubicaciones.
  • Incrementar la seguridad de acceso a los documentos.
  • Escanear y almacenar gran cantidad de documentos.
  • Cumplir con la LOPD.
  • O simplemente mejorar su gestión tradicional de documentación,

La herramienta de gestión documental que está buscando es DocShare, porque centralizar la información es una ventaja y sobre todo una necesidad para tener bajo control todos tus documentos.

El paquete más utilizado en las empresas es el paquete office, DocShare está integrado con este y permite trabajar directamente desde Word, Excel, PowerPoint , Outlook (Adjuntar, subir a DocShare, seguimiento de correo).

El módulo de digitalización está concebido para poder crear documentos en formato digital desde documentos existentes en papel, o para pasar OCR (permitir búsqueda de texto) a documentos ya existentes.

El programa para digitalizar documentos está incluido en todas las versiones y permite la digitalización por lotes, que nos dará más opciones a la hora de configurar los trabajos.

Nos permite dos tipos de digitalización:

 

  1. Digitalización Rápida: Nos permite digitalizar documentos sin apenas tocar nada en la configuración.
  2. Digitalización Avanzada. Nos permite seleccionar criterios más avanzados, tales como desactivar el OCR, seleccionar la manera de agrupar las imágenes, seleccionar el tipo de archivo de salida, etc.,

La utilidad de poder generar documentos sin OCR, es cuando esté formado por imágenes sin texto, o cuando queremos escanear a una resolución muy alta porque queremos un documento con mucha calidad, pero no nos interesa poder buscar por su contenido.

 

Dispone de filtros de mejora de imágenes:

  • Quitar líneas. Este filtro permite quitar las líneas tanto horizontales como verticales existentes en una imagen.
  • Invertir texto. Este filtro permite cambiar el color del fondo y del texto para un mejor reconocimiento durante el OCR.
  • Rellenar huecos: Este filtro completa las letras de una imagen escaneada. En caso de que hayan quedado pequeños huecos.
  • Quitar puntos de archivador. Si las imágenes digitalizadas provienen de un archivador, mediante esto conseguimos quitar las marcas de los agujeros.

 

Es recomendable utilizar siempre drivers tipo TWAIN, con los que DocShare se integra al 100%.

 

La herramienta se instala con una serie de tipos de documentos por defecto, como pueden ser Word, Excel, TXT, HTM, JPEG, TIFF, PDF, etc.… pero como no todas las compañías trabajan con los mismo formatos de documentos, aunque prácticamente todas comparten una serie de ellos, se podrán dar de alta tantos tipos de documentos como se necesiten.

Si se está planteando destruir todas las facturas en papel, necesita realizar la digitalización mediante un software de digitalización de documentos homologado por la Agencia Tributaria, DocShare también dispone del módulo de digitalización certificada.

Las empresas deben ser capaces de controlar qué documentos pueden ser consultados y por quién y en qué circunstancias para conservar los derechos de los trabajadores, a nivel personal, comercial, a nivel de clientes y proveedores u operativo para proteger la propiedad intelectual e información de carácter industrial. La seguridad y el control de acceso a los documentos es, por tanto, no sólo una prioridad en cualquier empresa, también es una obligación legal mantener los ficheros y los datos de nuestros clientes.

DocShare, como software de control documental permite tener en todo momento la información de lo que pasa con cada documento: quién puede acceder, quién puede editar, qué actividad ha tenido (visualizaciones, modificaciones, descargas, envíos por e-mail…).

Existen 3 tipos de perfiles: invitado, usuario y administrador. DocShare puede utilizarse como zona cliente gracias a su módulo de acceso web, que te permitirá dar acceso a tus clientes para disponer de un espacio con su documentación de manera sencilla y a bajo coste.

La seguridad en DocShare se divide en dos grandes áreas:

– Seguridad activa (Grupos de seguridad).

– Seguridad de aplicación (Roles).

La seguridad activa determina que usuarios tienen acceso a que carpetas y documentos y el tipo de acceso (escritura o lectura).

La seguridad se puede aplicar directamente al usuario o mediante grupos de seguridad (recomendado).

La seguridad de aplicación determina para cada usuario que acciones puede realizar con la herramienta. Es decir define quien puede crear carpetas, adjuntar correos, eliminar documentos, crear alertas, configurar la aplicación, etc.

Según Moreq, un SGDEA debe proporcionar informes sobre las acciones que afectan a clases, expedientes y documentos de archivo organizados por:

  • documentos de archivo, expedientes o clases
  • usuarios
  • orden cronológico.

DocShare permite generar informes para sacar el máximo partido a la información almacenada en la base de datos y permite la exportación a diferentes formatos (Excel, Word, PDF, formato de imagen  o directamente envío por e-mail).

La seguridad de los documentos también radica en tener un plan de contingencias para casos de emergencia o para posibles errores informáticos, DocShare, guarda directamente la información en base de datos, lo que otorga un plus de seguridad y también rapidez y sencillez a la hora de realizar las copias de seguridad, pues simplemente hay que copiar un par de archivos que se pueden programar de manera automática.

DocShare se convertirá en nuestro programa de gestión de archivos, automatizando la tarea del archivo físico, puesto que las tareas manuales de ordenación se eliminan con el proceso de digitalización.

El programa para archivar documentos nos ofrece configuraciones a medida y puede realizarse de manera automática a través de su módulo de hotfolders, permitiendo de manera desatendida, guardar los documentos con una mínima o nula intervención de personal.

El software de archivo documental nos permitirá localizar en cualquier momento y desde cualquier lugar los documentos, añadiendo automáticamente el nombre conforme a los parámetros preestablecidos.

Como los documentos tienen una vida, según ley o según las propias normas internas prestablecidas, podemos configurar los estados de los documentos e incluso bloquearlos para que no se puedan modificar una vez trascurrido este periodo de vigencia.

Para tener acceso de forma inmediata y fácil a los documentos, es necesario tenerlos bien clasificados, igual que en cualquier aplicación de gestión de almacén disponemos de marcas, familias, subfamilias, tipos, etc. para poder clasificar los artículos, en la gestión documental nuestros artículos son los documentos y de la misma forma han de ser clasificados.